Vårdföretaget Capio arbetar intensivt med att anpassa verksamheten inför framtidens utmaningar. En ny Business Intelligence (BI)-portal, som Acando har hjälpt Capio att utveckla, utgör navet i arbetet. Lösningen ger Capio möjlighet att fokusera på rätt frågeställningar, effektivisera och frigöra mer tid för patientmöten och vård.
– Hela sjukvårdssektorn måste öka effektiviteten och höja kvaliteten i vården. BI-portalen ger oss på Capio möjlighet att snabbt och enkelt identifiera förbättringsområden samt hjälpa våra ledare att mäta och styra verksamheten effektivare, säger Fredrik Thafvelin, vd för affärsområdet Capio Sjukvård Norden.
Capio är ett av Europas ledande privata hälso- och sjukvårdsföretag. Företaget bedriver sjukvård i Sverige, Norge, Danmark, Finland, Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Spanien och Portugal. Verksamheten omfattar allt från små specialistkliniker till stora akutsjukhus med högspecialiserad vård, utbildning och forskning. Företaget har 12 000 medarbetare och omsätter ca 12 miljarder kronor.
Samlat grepp ger skarpare insyn
Under de tretton år som gått sedan starten 1994 har Capio vuxit snabbt, till följd av en lång rad förvärv och genom stadig organisk tillväxt. För att kunna fortsätta växa och samtidigt effektivisera och modernisera verksamheten använder Capios nordiska sjukvårdsverksamhet en ny BI-portal som samlar upp och integrerar ekonomi- och produktionsrelaterad information. Tidigare var informationen utspridd på många olika datakällor där dataåtkomsten ofta begränsades till lokala enheter, vilket försvårade och fördröjde uppföljningen.
Portalen är utvecklad av Acando. Utvecklingsarbetet startade under våren och lösningen lanserades i skarp version sju månader senare, i december. Portalen kan komma att fungera som en ingång till Capios samtliga BI-lösningar och verktyg för styrning, mätning och uppföljning av den nordiska verksamheten. Användarna kommer att kunna få en egen anpassad portal där relevant aktuell information automatiskt uppdateras och presenteras på ett lättillgängligt och överskådligt sätt.
– Lösningen ger Capio möjlighet att fatta bättre och snabbare beslut, men också att spara tid genom minskad manuell administration, förklarar Magnus Carlsson, affärsområdeschef för Business Intelligence på Acando.
BI-portalen syftar till att få en bättre överblick, uppföljning och styrning av
verksamheten men även att automatisera informationshanteringen. Tidigare skedde en stor del av produktionsrapporteringen manuellt, främst via mejl och Excel. Hanteringen var ineffektiv och långsam och låste upp dyrbar tid för Capios controllers.
– Portalen reducerar mycket av det manuella arbetet kring rapportering, eftersom den automatiskt integrerar och konsoliderar aktuell information från produktions- och ekonomisystemen. Kvaliteten och tillgängligheten på informationen höjs, samtidigt som tid frigörs till analyser och problemlösning, poängterar Magnus Carlsson.
Bättre vård och fler kunder
Lösningen innebär på sikt att Capio kommer att spara pengar och öka genomströmningen av vårdtagare. Genom tätare uppföljningar, nya analysmodeller och säkrare beslutsunderlag kan resursslöseri och ineffektiva processer identifieras och åtgärdas snabbare.
– Vi räknar med stora kostnadsbesparingar inom bara något år. Jag tror att de positiva effekterna kommer att realiseras ganska snart. Men självklart räcker det inte att bara lansera ett nytt IT-verktyg. Hårt arbete återstår för att få organisationen att ändra beteende, använda portalen dagligen och på rätt sätt samt att gå från medvetenhet och beslut till handling snabbare, understryker Fredrik Thafvelin.
Sjukvårdsverksamhet i större skala är komplext och svårt att driva. Det är personalintensivt, kräver avancerad teknologi och ett stort produktregister. Dessutom omgärdas vården av sträng och omfattande juridik samtidigt som livsavgörande beslut fattas varje minut. Därför, menar Fredrik Thafvelin, behöver man enkla verktyg som gör det lätt att hitta information och att fatta snabba beslut. Han vill sprida lösningen till så många användare som möjligt, vilket också kräver enkla gränssnitt för att lyckas få igång användandet.
– BI-portalen gör all affärskritisk information lättillgänglig. Vi får en automatik i uppföljningen av styr- och mätdata på kontinuerlig basis, vilket är avgörande för att lyckas öka produktiviteten. Målet är att genom högre effektivitet öka antalet patienter som vi behandlar på respektive enhet. Vi vill också öka tillgängligheten med fortsatt bibehållen god kvalitet och patientsäkerhet samt förbereda oss inför framtiden, säger Fredrik Thafvelin.
Sjukvården måste vakna
Om bara sju år, 2015, har Sverige dubbelt så många människor över 75 år. Fredrik Thafvelin tycker att sjukvården i Sverige generellt sett står senfärdig inför det kraftigt ökande antal av äldre som kommer att behöva vård inom en snar framtid.
– Politiker och tjänstemän, som styr och beslutar om vårdens verksamhet, behöver ta åldringsboomen på allvar. Med tanke på att människor över 60 år konsumerar en stor del av vårdbudgeten, är det ett utmanande framtidsscenario vi går till mötes, varnar Fredrik Thafvelin.
Fredrik Thafvelin tycker att det är hög tid att skattebetalarna börjar sätta sig in i problematiken och ställa krav på beslutsfattarna.
– Svensk sjukvård måste öka effektiviteten, använda sina resurser smartare samt höja produktiviteten. Sjukvården behöver också fler nytänkande vårdföretag, framhåller Fredrik Thafvelin.
Öppen dialog ger bäst resultat
Den svåraste utmaningen i BI-projektet har varit och är fortfarande att skapa bra styr- och mätdata. Det finns, enligt Fredrik Thafvelin, tre typer av nyckeltal: produktivitets-, kostnads- och kvalitetsvärden. De viktigaste mätvärdena handlar om personalresurserna, vilka står för 60 till 70 procent av kostnaderna.
– De viktigaste nyckeltalen är de som visar hur vi använder våra personalresurser. Med den nya BI-lösningen kan vi följa hur olika vårdenheter utnyttjar sina resurser, till exempel hur lång tid ett genomsnittligt patientbesök tar eller en viss typ av operation. Dessa mätdata, parat med kvalitetsvärden, ger oss viktigt underlag för att kunna göra rätt bedömningar och fatta rätt beslut om förbättringar.
Att skapa rätt definitioner på respektive mät- och styrvärde har visat sig vara en tuff utmaning. För att till exempel kunna mäta produktiviteten vid vaccinationsenheterna måste man bestämma sig för vad som menas med en vaccination – är det ett patientbesök eller en injicerad dos? Och vad avses egentligen med ett kirurgiskt ingrepp?
– Det är svårt att komma fram till mätvärden som upplevs som korrekta, objektiva och rättvisa för alla enheter, men det är helt avgörande för att vi ska kunna lita på analyserna. Därför lägger vi mycket tid på att diskutera detta med alla berörda. Diskussionerna kräver ärlig öppenhet och en stor flexibilitet för att lyckas.
Teknik
Capios BI-portal bygger i huvudsak på ett datalager, baserat på Microsoft
SQL Server 2005, och Microsoft Office SharePoint Server, Excel Services och SQL Analysis Services.
Sprid denna artikel.