»Målsättningen med lean var att förbättra arbetssituationen för medarbetarna genom att minska stressen och öka deras delaktighet i verksamhetens utveckling.«
På Danderyds sjukhus hjärtklinik har väntetiden på akuten och överbeläggningen på avdelningarna minskat kraftigt senaste tiden. Samtidigt har medarbetarna blivit mer nöjda och mindre stressade. Förbättringarna beror till största del på nya arbetssätt och rutiner utformade efter lean management som Acando hjälpt dem införa.
– Målsättningen med lean var att förbättra arbetssituationen för medarbetarna genom att minska stressen och öka deras delaktighet i verksamhetens utveckling. De nya arbetsoch samarbetsformerna har lett till effektivare mottagning och hantering av patienterna, snabbare remissförfarande och utskrivningar samt att färre patienter avviker från akuten, säger Marie Bennermo, överläkare på hjärtkliniken på Danderyds sjukhus.
Bättre vård med lean
Leansatsningen på hjärtkliniken startade med att några av Maries kollegor besökte S:t Görans sjukhus och inspirerades av deras arbete med lean. Kort därefter kom nya direktiv från Stockholms läns landsting om att minst 80 procent av alla akutpatienter ska vara färdigbehandlade inom fyra timmar.
Då, i september 2008, var hälften av akutpatienterna färdigbehandlade inom detta tidsspann på hjärtkliniken. Något behövde göras och efter att Marie och några av hennes kollegor deltagit på ett av Acandos leanseminarier avgjordes saken. Hjärtkliniken skulle med Acandos hjälp bli den första kliniken på Danderyds sjukhus att prova lean.
– Vi tilltalades av Acandos kompetens och långa erfarenhet inom lean. Acando har genomfört leanuppdrag på andra sjukhus och organisationer i flera olika branscher. Dessa erfarenheter såg vi som mycket värdefulla i vårt förbättringsarbete, förklarar Marie Bennermo.
Under våren 2009 påbörjades den första delen i satsningen. Hjärtakuten och två vårdavdelningar var de första att introduceras till det nya arbets- och synsättet. Förbättringsarbetet på akuten var igång redan innan Acando anlitades. Efter utvärdering och anpassningar av utbildningsprogrammet infördes lean hos övriga vårdavdelningar på hjärtkliniken. Redan efter några få månader visade sig resultaten. Kö- och behandlingstiden på akuten minskade snabbt. Hösten 2009 var 93 procent av akutpatienterna färdigbehandlade inom fyra timmar, vilket var en förbättring med nära 90 procent.
– Vi märkte också att andelen patienter som avviker från akuten hade minskat med 60 procent på grund av kortare väntetider. Det är enormt betydelsefullt. Ju tidigare vi kan diagnostisera ett hjärtproblem desto lindrigare blir skadorna och effektivare blir behandlingen, framhåller Marie Bennermo.
Medarbetarnas engagemang avgörande
Lean har också reducerat överbeläggningen på avdelningarna och lett till att behandlingsåtgärder sätts in snabbare. Den förbättrade vården beror enligt Marie Bennermo på nya effektivare arbetsrutiner, bättre ordning, smidigare patienthantering och effektivare samarbeten mellan läkare, sköterskor och undersköterskor.
– Vi har med lean lyckats driva ut mycket av slöseriet ur verksamheten. Bara genom att skapa bättre ordning med tydliga tejpmarkeringar för maskiner och utrustning vinner vi mycket tid. Nu slipper vi springa och leta efter saker. Viktigast av allt är det stora engagemanget alla visar. Det är varje individs personliga engagemang och kreativa idéer som utgör grunden i lean, poängterar Marie Bennermo.
– Lean bygger på att alla i organisationen förväntas bidra med idéer till förbättringar. Det är en ständigt pågående process där man i sina vardagliga sysslor ska fundera kring hur olika rutiner och processer kan förbättras. Synsättet innebär att medarbetarnas delaktighet i verksamheten ökar, säger Jan Aldenheim, kundansvarig på Acando.
– Vi har hjälpt hjärtkliniken att skapa verktyg, format och en struktur som gör det enkelt för medarbetarna att göra kontinuerliga förbättringar. Lean ska vara en naturlig del av vardagen. Därför krävs enkla verktyg och att förändringar görs i små steg. Medarbetarna måste känna att de kan lösa problemen själva och att de har verktygen att göra det, påpekar Niklas Ansgariusson, uppdragsledare och leanexpert på Acando.
Marie Bennermo berättar att den senaste medarbetarundersökningen visar att med-arbetarna blivit mer nöjda sedan lean införts. Bland annat på grund av att de är mindre stressade, har mer tid för patienterna och att de kan påverka sin arbetssituation i större utsträckning.
Nya synsätt, ronder och roller
Acando hjälpte hjärtkliniken att analysera processer som bland annat patientmottagningen och rondsystemet samt att identifiera de viktigaste förbättringsområdena. Utbildningarna och de olika gruppövningarna handleddes även av Acando. Utbildningen inkluderade ett så kallat leanspel.
– Leanspelet iscensätter situationer och processer ur vardagen som olika arbetsteam får lösa tillsammans. Spelet ger deltagarna förståelse för att det oftast inte är arbetstempot som är problemet, utan arbetssättet. Till exempel hur överlämning av olika moment sker mellan människor och yrkesroller i en processkedja, förklarar Niklas Ansgariusson. Allt förbättringsarbete görs med patienten i centrum. Det är visserligen en självklarhet i sjukvården, men när alla steg och invanda roller i en process omprövas utifrån patientens perspektiv uppstår nya insikter.
– Vi insåg till exempel att samarbetsformen mellan de olika yrkesrollerna och att rondsystemet behövde göras om från grunden. Idag sitter läkare, sköterskor och undersköterskor tillsammans och arbetar i team som är organiserade kring gemensamma patienter. Tidigare satt läkarna och sköterskorna åtskilda. De möter också akutpatienterna tillsammans. Det leder till snabbare diagnos och behandlingsåtgärd, berättar Marie Bennermo.
Det nya rondsystemet innebär att alla läkare, sköterskor och undersköterskor möts framför rondtavlan på morgonen. Tillsammans skapar de en prioriteringsordning för ronden så att nyinskrivna, de som kan behöva specialistvård och de som ska få gå hem tas först. På det sättet påskyndas utskrivning och behandlingsprocesser, vilket frigör resurser och sängar snabbare. Det har också lett till jämnare arbetsbelastning under dagen. Förändringarna har luckrat upp gränserna mellan yrkesgrupperna och gjort samarbetet effektivare. Med lean har även ledarskapet förändrats. Det handlar inte längre om att ge instruktioner, utan om att coacha medarbetarna att ta egna initiativ till problemlösning.
Tavlor håller tankarna lean
Hjärtklinikens leansatsning har slagit så väl ut att sjukhusledningen beslutat genomföra lean på hela sjukhuset. Som ett led i detta har ett antal leancoacher utbildats som har till uppgift att hjälpa chefer och medarbetare att tänka, arbeta och leda på det nya sättet. Det är också coachernas uppgift att informera sjukhusledningen om status i leanetableringen och att organisera förbättringsarbetet. Alla medarbetare uppmuntras att dagligen fundera över hur arbetet kan förbättras och att lämna in idéerna på papper. Varje vecka genomförs ett leanmöte där leancoacherna går igenom förslagen och sätter dem på en tavla i personalrummet. Under en till två veckor får alla rösta för eller emot respektive förslag. Överväger ja-rösterna omvandlas förslaget till en förbättringspilot som idéskaparen eller någon annan kan driva. Förbättringspiloterna hamnar på en annan tavla där projektets status, ägare och resultat visas.
– Visualiseringen av förbättringsarbetet är jätteviktigt för motivationen och engagemanget. Medarbetarna måste få snabb återkoppling på sina förslag och se att de leder till konkreta förbättringar i det dagliga arbetet, understryker Marie Bennermo.
Fakta om Hjärtkliniken på Danderyds Sjukhus
Inom verksamhetsområdet hjärtmedicin bedrivs hjärtintensivvård, kranskärlsröntgen/ PCI-verksamhet, arytmiverksamhet inkluderande pacemakeroperationer, hjärtrehabilitering samt en omfattande öppenvårdsverksamhet. Därutöver finns ett hjärtforskningslaboratorium som är knutet till kliniken. Hjärtkliniken har sammanlagt 74 vårdplatser på fyra vårdavdelningar och har cirka 280 medarbetare.
Acandos erbjudande inom Lean
Acando erbjuder tjänster och lösningar för hela leancykeln, från etablering av strategi och förutsättningar till genomförande av omvandlingen samt kontinuerlig utveckling av organisationen.