I mitten av mars driftsatte Svenskt Näringsliv sitt största utvecklingsprojekt hittills. Svenskt Näringsliv med drygt 50 arbetsgivar- och branschorganisationer ersatte då sitt tidigare egenutvecklade affärssystem med Tellus, ett standardsystem av senaste snitt. När Tellus invigdes utgjorde det målet för ett omfattande och intensivt samarbete mellan Svenskt Näringsliv och Acando.
Tillsammans representerar Svenskt Näringslivs arbetsgivar- och branschorganisationer drygt 55 000 medlemsföretag. Tellus ska skapa förutsättningar för ett nytt enhetligt sätt att arbeta. I systemet samlas all medlemshantering och fakturering. Via Tellus kan medarbetarna i medlemsorganisationerna bland annat hantera och koordinera medlemsärenden, aktiviteter och fakturering.
– Vi valde en standardlösning med öppen arkitektur som tillåter integration med kringliggande system. Tellus bygger på en gemensam funktionalitet för hela vår sfär. Det är en hållbar och kostnadseffektiv IT-plattform som skapar förutsättningar för ett användarvänligt verksamhetsstöd, säger Marie Rudberg, administrativ direktör på Svenskt Näringsliv.
Medlemssfärens nya IT-plattform bygger på Microsofts standardsystem. För att underlätta implementeringen av Tellus valde man att bygga systemet på tre standardprodukter från Microsoft; Dynamics CRM och Dynamics AX samt BizTalk för integration. CRM är styrande vad gäller kundregister, kontakter och för att skapa medlemsprodukter i AX. AX prissätter medlemsföretagens avgifter, hanterar fakturering, betalning, påminnelser och dröjsmålsräntor.
– Vi inledde projektet med ett gediget grundarbete, där vi enades om gemensamma projektmål och riktlinjer. Vi skapade en tydlig målbild som bidrog till att alla strävade åt samma håll. Den tid vi lade ner i början av projektet betalade sig många gånger om under projektets gång, säger Marie Rudberg.
I mitten av mars var Tellus klart att rullas ut till 1 200 medarbetare. I projektet, vars aktiva fas inleddes i april 2008, engagerades ett trettiotal konsulter från Acando tillsammans med ungefär lika många medarbetare från Svenskt Näringsliv och medlemsorganisationerna. Projektgruppen tog fram lösningen, etablerade en förvaltningsorganisation och genomförde nödvändiga anpassningar av närliggande system. Under det intensiva året har Acandos konsulter och den egna personalen utvecklats till ett väl sammansvetsat team.
Redan på planeringsstadiet identifierades förankringen med ledning och styrelse som en avgörande framgångsfaktor. I styrgruppen för Tellus satt bland annat representanter från vår högsta ledning, vilket gav projektet rätt styrning, säger Marie Rudberg.
Ytterligare en framgångsfaktor var projektgruppen från Acando, ledd av Björn Olofsson och Nette Wrede.
– Acandos projektledning fungerade som en motor under hela projektperioden. De har ständigt legat steget före och har en förmåga att inspirera och entusiasmera de övriga projektdeltagarna. Jag uppskattar även det metodstöd som Acando tog med sig in i projektet. De hade med sig en användbar verktygslåda med olika arbetssätt och har dessutom en lång erfarenhet av liknande utvecklingsprojekt, vilket kändes tryggt, säger Marie Rudberg.
Det strukturerade arbetssättet bidrog till att alla projektdeltagare strävade åt samma håll och att det var enkelt för Svenskt Näringsliv och medlemsorganisationerna
att hålla sig uppdaterade om de milstolpar och delmål som uppnåddes allt eftersom. Innan Tellus sjösattes etablerades en förvaltningsorganisation vars främsta uppgift är att stödja användarna, se till att få ärendehanteringsprocessen att flyta på och att identifiera utvecklingsmöjligheter, exempelvis nya applikationer som kan adderas efter hand.
– Eftersom vi valde ett Microsoftbaserat gränssnitt som våra användare redan var vana vid har implementeringen gått relativt smidigt. Utbildning är ett krav för att få behörighet att använda systemet och ambitionen är att Tellus ska vara enkelt att använda, oavsett medarbetarnas ITkunskaper. Hittills har drygt 850 personer gått utbildningen. Generellt sett har Tellus tagits emot mycket väl av våra medarbetare, säger Marie Rudberg. Hon tillägger att medarbetare som tidigare varit skeptiska till Tellus upptäcker allt fler fördelar och får upp ögonen för systemets potential i samband med användarutbildningen.
– Jag är verkligen nöjd med att vi lyckades planera, utveckla och slutligen lansera Tellus i linje med våra tids- och budgetmål. Tellus minskar våra operativa risker markant och ger oss en modern IT-plattform som kan utvecklas i takt med Svenskt Näringsliv och våra medlemsorganisationer. Nu ska det bli spännande att utforska de möjligheter som lösningen erbjuder, säger Marie Rudberg.
– Svenskt Näringsliv är en mogen kund som bjöd in oss till dialog redan på ett tidigt
stadium. Vi har därefter jobbat nära varandra med gemensamma mål och leveranser vilket har lett till att vår relation påminner mer om ett partnerskap än en traditionell kund- och leverantörsrelation, säger Björn Olofsson.
Sprid denna artikel.