Cookie.

På acando.se använder vi cookies för att din upplevelse ska bli så bra som möjligt.

    IDG

    Steget från traditionellt förlag till Media Service Provider med hjälp av NetSuite.

    Anders Huldt, IDG:s CFO, hur såg det ut innan ni började arbete med Acando och NetSuite?

    Vi hade ett egenutvecklat system som hade några år på nacken. Vi är i grunden publicister så vårt system var främst ett produktionssystem för annonser. Vi stod inför valet att utveckla ett nytt system som kunde möta våra nya krav på plattform, eller välja ett standardsystem.

    Vilka utmaningar ville ni lösa med det nya systemet?

    Som sagt, det tidigare systemet var ett produktionssystem som tog hand om processen för order, leverans och faktura. Det nya systemet är en plattform för att skapa helt nya förutsättningar för våra kundansvariga att utveckla relationen med våra kunder. Samtidigt som det nu ger oss möjlighet att följa och kontrollera hela kedjan från prospekt till faktura, precis som en fullt integrerat lösning ska göra.

    Hur fungerade själva implementationsfasen?

    I stort sätt väldigt bra. Vi hade ett planerat driftsstopp i 48 timmar när vi nattade det gamla systemet och gick över till NetSuite. Efter det hade vi en period på två månader då vi hade ett program för utbildning och stöd för att hjälpa våra medarbetare att kliva över det nya systemet. De fick själva manuellt boka över pågående ordrar från det gamla systemet till det nya för att lära sig alla steg i det nya systemet. Vår kontaktperson på Acando ansvarade för att vi kunde lösa de frågor som uppstod under resans gång. Dialogen med Acandos personal har fungerat väldigt bra, tycker jag.

    "Nu får jag en automatiserad rapport direkt från systemet varje måndag med information om orderläget"

    På vilket sätt tycker ni att det har blivit bättre?

    Nu har vi en plattform som stödjer en obruten händelsekedja från prospekt till faktura – en helt integrerad lösning som även innefattar produktionsprocessen. Tidigare hade vi isolerade öar med en del manuellt arbete och Excel-ark som skickades fram och tillbaka. Nu får jag en automatiserad rapport direkt från systemet varje måndag med information om orderläget. När jag är på resande fot kan jag plocka upp rapporten som en PDF i min telefon. Våra säljare har dessutom full kontroll på säljprocessen från det att ordern bokas till det att fakturan är betald och kan lättare agera utifrån ett kundvårdsperspektiv. Förresten gäller transparensen hela organisationen, vilken av våra medarbetare som helt med rätt access kan skaffa sig information om kunden och de pågående affärerna.

    Mediebyråerna

    Utöver det interna stödet som NetSuite har gett, så har det också påverkat hur vi
    arbetar med våra stora kunder så som mediebyråerna. Tidigare var det även där
    mycket manuellt arbete med mejl fram och tillbaka. I det nya systemet så är det
    mesta automatiserat. Exempelvis när kunden har lagt en order på en annons så går ett automatiserat mejl till mediebyrån med en länk dit annonsmaterialet ska läggas upp. Om kunden dröjer med att skicka in materialet går ett påminnelsemejl ut automatiskt och påminner kunden om att skicka in annonsmaterialet.

    Digitaliserade fakturor

    Vi har haft en målsättning att försöka digitalisera fakturering och orderbekräftelser, vi kortar ledtider och det är bra för miljön samtidigt som vi ökar kundnyttan. Istället för att sitta på kammaren och fatta det beslutet ensam åkte jag personligen runt och pratade med våra stora kunder, mediebyråerna, och frågade dem hur en bra faktura från IDG skulle se ut – svaret var ett rungande ja till digitaliserad fakturering, ge oss pdf-fakturor sa man! Detta gick inte att få till på ett bra sätt med vårt gamla system men nu får flera av våra stora kunder PDF-fakturor.

    "Våra stora kunder ville ha digitala fakturor, och det har de möjlighet att få med vårt nya system"


    Vad kunde ha gjorts bättre, med andra ord vad bör man tänka på, om man står
    inför en NetSuite-implementation?

    Att gå igenom sina affärsprocesser grundligt är en rekommendation, att involvera
    sina användare ännu mer och ännu tidigare är en annan erfarenhet vi har plockat upp på vägen. Gränssnittet, olika användare har olika behov, och för att få användarna att verkligen arbeta med systemet måste man förhålla sig till detta.
    Tidsaspekten, det tar alltid längre tid än man hoppas så allokera tillräckligt med tid
    för detta är min rekommendation.

    Om vi tittar framåt, vad är nästa steg i arbetet med NetSuite och systemet?

    Eftersom NetSuite-systemet är fullmatat med funktionalitet handlar utmaningen
    främst om att utnyttja verktyget till fullo. Vi kommer att arbeta mer med
    kundselektering, kampanjer och att automatisera prospekteringsarbetet. Sen har vi finansmodulen som vi inte arbetar fullt ut med ännu.

    Hör gärna av dig!

    Vi är alltid intresserade av att höra mer om dina utmaningar.

    Jimmy Löfström jimmy.lofstrom@acando.com +46 (0)73-376 55 45

    Eller vill du bli kontaktad?