Cookie.

På acando.se använder vi cookies för att din upplevelse ska bli så bra som möjligt.

    Optimizing Purchase-to-Pay processes (P2P)

    Acando har lång erfarenhet av att förenkla och effektivisera organisationers Procure-to-Pay processer (P2P) för att råda bot på den komplexitet som ökande inköpsvolymer ofta medför.

    Automatisera inköpsaktiviteterna och förenkla arbetsflödet med en Purchase-to-Pay (P2P)-lösning. Få ökad avtalstrohet, större kontroll över inköpen och lägre transaktionskostnader.

    Med ett stort inflöde av nya leverantörer är en automatisering av inköpsprocesser med P2P nödvändigt

    Dagens inköpsorganisationer hanterar inköp av material och tjänster, direkta såväl som indirekta. När verksamheten växer ökar inköpsvolymerna och antalet avrop, vilket gör det svårare att övervaka varje inköp som sker. Ofta decentraliseras inköp och avropen sprids i organisationen. Sammantaget innebär det att analyser av inköpsvolymer, avtalstrohet och besparingsinitiativ blir mer komplicerade.

    På grund av dessa utmaningar, har det operativa inköpet, benämnt på engelska som antingen Procure-to-Pay eller Purchase-to-Pay (P2P), hamnat allt mer i fokus. P2P avser den operativa inköpsprocessen – från beställning till betalning. Det är en tvärfunktionell process som omfattar användare, beställare, strategiska inköpare, ekonomiavdelningen (leverantörsreskontra och redovisning) samt leverantören. Ibland vidgas processen till att omfatta även upphandlingsstegen, det vill säga source-to-pay.

    För att få P2P-processen att fungera behövs ett IT-stöd som knyter samman processen i ett arbetsflöde och de positiva effekterna från P2P bygger framförallt på en automatisering av inköpsaktiviteter som skapar ett förenklat arbetsflöde, både internt och gentemot leverantörsbasen. Interna användare kan beställa varor och tjänster från elektroniska inköpskataloger. Godkännande och ekonomisk attest kan ske i arbetsflöden som följer de interna attestregelverken. Och leverantörer erhåller order i önskat elektroniskt format, för att nämna ett par exempel.

    Tre fördelar med P2P

    inköp strategi

     

    Hur kan Acando hjälpa er?

    Acando har arbetat med P2P sedan 2008 och har över åren byggt upp en förståelse för vad som krävs för att en P2P-investering ska skapa affärsnytta. Vi kan stödja från A till Ö, från nuläges- och behovsanalys, via design, upphandling, införande och uppföljning. Vi är också vana vid att arbeta med förädling och vidareutveckling av existerande P2P-lösningar. Våra uppdragsgivare är globala industriella och högteknologiska företag såväl som tjänsteinriktade verksamheter och organisationer som följer LOU.

    inköp strategi

    Exempel på hur vi hjälpt våra kunder med P2P

    • Tjänsteföretag fick effektiviserade inköp

      Verksamheten avsåg att effektivisera sina inköp genom att införa en enhetlig process för elektroniska inköp samt säkerställa en sammanhållen process tillsammans med fakturahantering. Syfte och mål med att införa e-handel var att stödja verksamheten i att göra regelrätta och säkra inköp, som på sikt ger lägre priser och ökad avtalstrohet. Ytterligare ett viktigt mål var att minska icke värdeskapande administrativa aktiviteter och att åstadkomma effektiva stödprocesser.

      Acando fick i oktober 2012 uppdraget att genomföra en förstudie, som syftade till att ligga till grund för beslut om hur verksamheten ska införa P2P. Förstudien skulle bland annat beskriva påverkan på arbetssätt, inköpsprocesser, roller och organisation samt vilka varor och tjänster som ska kunna köpas i systemet och vad som med fördel avropas i andra kanaler.

      I arbetet med förstudien ingick också att detaljera en projektplan som beskriver krav på hur projektet bör genomföras, exempelvis projektfaser, milstolpar, tidplan, framgångsfaktorer, förankrings- och kommunikationsprocesser, projektorganisation och resursåtgång. Slutligen skulle förstudien även innehålla identifierade effektiviseringsmöjligheter och ekonomisk nytta.

      Förstudien följdes av en upphandling av systemstöd och därefter av ett införande i två etapper. I första etappen infördes ett nytt systemstöd för elektronisk fakturahantering och i andra etappen infördes inköpsfunktionalitet.

    • Industriföretag fick hjälp med upphandling av P2P-systemlösning

      Industriföretaget önskade införa en P2P-lösning för att säkerställa att verksamheten använder överenskomna centrala och lokala leverantörsavtal. Det direkta inköpet baserades på produktionsplaner och bedömdes fungera bra medan det indirekta inköpet inte var under kontroll.

      I uppdraget ingick att agera projektledare för upphandlingsprocessen och förbereda avtalstecknande med en leverantör. Efter en övergripande kartläggning av de viktigaste kraven samt en uppdaterad genomlysning av leverantörsmarknaden identifierades fem systemleverantörer som tänkbara kandidater. Baserat på ett RFI-dokument bjöds de fem leverantörerna in för en styrd frågesession med enkel demo av definierad lösning. Därefter påbörjades ett kravställningsarbete med syfte att identifiera möjliga tänkbara unika krav jämfört med standardlösningar. Eftersom industriföretaget hade en historik av uppköp var IT-landskapet fragmenterat, vilket krävde en extra arbetsinsats för att definiera IT-arkitektur och nödvändiga befintliga och framtida integrationer. Parallellt utformades en utvärderingsmodell med speciell hänsyn till användarmässiga aspekter samt framtagning av införandeplan och avtalsförslag. Upphandlingen mynnade slutligen ut i tecknande av avtal med en systemleverantör.

    • Nästa generations P2P i globalt företag

      Företaget, som har en global inköpsvolym på drygt 70 miljarder kronor, hade lanserat ett P2P-program för att etablera full kontroll över sitt globala inköp, säkerställa ett högre utnyttjande av den globala leverantörsbasen samt bidra till att frigöra kapitalbindning. Omfattningen av uppdraget är allt inköp, det vill säga alla direkta och indirekta kategorier samt alla geografier.

      Istället för att bedriva ett traditionellt projekt med förstudie följt av design- och införandefas startades projektet upp med ett antal quick-wins-initiativ. Därefter lanserades en 12-veckors analysfas med fokus på att definiera hur företagets framtida P2P ska vidareutvecklas. Förändringskartan delas upp i kvartalsvisa parallella initiativ. Fokus för 2016 är att etablera full kontroll och få grunderna på plats medan fokus för 2017 är att vidareutveckla verksamheten mot nästa generations P2P.

      Acandos roll är att, tillsammans med uppdragsgivarens nyckelpersoner, driva analys- och förändringsfas samt bistå med P2P-expertis.

    Läs mer om vi hjälper företag att effektivisera inköp

    Hör gärna av dig!

    Vi är alltid intresserade av att höra mer om dina utmaningar.

    Joakim Sjöholm joakim.sjoholm@acando.com +46 (0)73-082 53 77

    Eller vill du bli kontaktad?