Cookie.

På acando.se använder vi cookies för att din upplevelse ska bli så bra som möjligt.

    Lagen om offentlig upphandling – ett verktyg för bättre upphandlingar

    Lagen om offentlig upphandling (LOU) har fått omfattande kritik genom åren. Den har anklagats för att vara krånglig och byråkratisk, och att den leder till dyrare och mer tidskrävande upphandlingar. Men stämmer det verkligen? Om LOU tillämpas fullt ut, kan den tvärtom vara ett stöd för mer kostnadseffektiva och lyckade upphandlingar.

    Rätt använd, och i kombination med rätt kompetens, är LOU en verklig tillgång vid upphandlingar. Regelverket är ett hjälpande verktygeftersom det formaliserar viktiga delar av vad som ingår i en bra upphandlingsmetodikOm man använder sig av upphandlingslagstiftningen i kombination med de grundläggande principer den vilar på; icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt konkurrens, har man goda förutsättningar att uppnå de mål man satt upp. 

    Fem tips för bättre upphandlingar

    #1 Ta fram en behovsanalys

    Som upphandlare, oavsett om det är inom privat eller offentlig sektor, måste du vara tydlig med vad upphandlingen avser, vad den omfattar och vilka avgränsningar som finns. För de delar som ingår behöver du göra en ordentlig behovsanalys, där du kartlägger nuläge och arbetar fram ett tänkt, framtida börläge. Behovsanalysen ligger sedan till grund för din kravbild på lösningen som ska handlas upp, där de enskilda kraven behöver vara fullständiga, rimliga (tillräckliga men inte mer än så) och tydliga, både för interna och externa intressenter. Att tillsammans med berörda delar av organisationen ha tänkt igenom omfattning och kravbild minskar risken för förseningar och fördyringar. Avslutningsvis är det också oerhört viktigt att i möjligaste mån formulera kraven så att de återspeglar det man faktiskt är ute efter att upphandla (effekt av något slag), dvs att inte i onödan styra leverantörer då det kan leda till suboptimering eller att leverantören inte anser sig kunna lämna anbud.

    Upphandlingsformen kan antingen hjälpa eller stjälpa, så tänk efter ett extra varv

    #2 Välj rätt upphandlingsform

    Inom ramen för LOU finns ett flertal olika upphandlingsformer och valet av form sätter ramarna för hur upphandlingen ska gå till. Fel vald upphandlingsform blir en begränsning medan rätt vald upphandlingsform ger möjligheter. Detta medför att myndigheter noga bör överväga valet av upphandlingsform och i högre utsträckning välja något annat än den idag vanligaste formen, öppet förfarande. 

    #3 Ha en tydlig plan

    Det är viktigt att tydliggöra hur upphandlingen ska gå till, vilket förutsätter en bra planeringUpphandlingsunderlaget behöver innehålla en genomtänkt tidplan och beskrivning av vilka moment som ingår, beslutspunkter och så vidare. Exempel på sådana moment är annonsering, anbudslämning och utvärdering. På detta sätt skapas förutsägbarhet i upphandlingen vilket givetvis är viktigt både i privat och offentlig sektor.

    #4 Följ upp

    Utebliven uppföljning minskar kontrollen över kravställningen

    I en upphandling ska det framgå tydligt hur utvärderingen går till. Det är således viktigt att tänka igenom och värdera/prioritera alla krav som ställsEndast krav som finns med i underlaget kan i) ingå i utvärderingen och ii) följas upp i efterhand (under och efter införandet)Hur utvärderingen ska gå till, vad som ska vägas in och vad som ska lämnas utanför behöver alltså vara klart när anbudsförfrågan skickas utKommunikation med leverantörer och hantering av frågor/svar under upphandlingens gång är andra viktiga områden att hantera korrekt för att säkerställa hög transparens

    #5 Strukturera innehållet

    För underlätta överskådlighet och säkerställa jämförbarhet är det viktigt att anbudsförfrågan innehåller tydliga instruktioner för hur anbud ska strukturerasvilka bilagor som ska inkluderas samt både specifikt innehåll och även, i möjligaste mån, format på efterfrågad information. Detta bidrar till ordning och reda i upphandlingen; något som gagnar alla parter.

    Rätt använd är lagen en tillgång

    Så länge Lagen om offentlig upphandlings verktygslåda tillämpas på bästa sätt, är det inte ett bristfälligt regelverk, utan snarare en hjälp till bättre, säkrare och mer kostnadseffektiva upphandlingar. I kombination med rätt kompetens om hantverket (t.ex. relevant erfarenhet) och kunskap om hur verktygen ska användas (inom sakområdet och från leverantörsmarknaden)finns egentligen bara fördelar med lagstiftningenEn grundförutsättning är förstås, precis som vid privata upphandlingar, att man har viss framförhållning och säkerställer att man rbereder sig väl – det är alltid en mycket lönsam investering.

    Hör gärna av dig!

    Vi är alltid intresserade av att höra mer om dina utmaningar.

    Joakim Sjöholm joakim.sjoholm@acando.com +46 (0)73-082 53 77

    Eller vill du bli kontaktad?