Cookie.

På acando.se använder vi cookies för att din upplevelse ska bli så bra som möjligt.

    Nya sätt att driva förändringsledning som skapar engagerade medarbetare

    På den digitala arbetsplatsen finns det många verktyg som gör att du kan arbeta både effektivare och smartare. Tyvärr upplever många att de har ett överflöd av mejl som de inte hinner med att läsa och svara på, vilket hämmar deras produktivitet. Samtidigt är morgonrutinen att ta en kopp kaffe och kolla mejlen svår att bryta. Med en digital arbetsplats finns det många andra sätt att kommunicera och dela information på, andra sätt att starta dagen på. Det gäller bara att komma ur gamla hjulspår.

    "Det finns en stor utmaning i att införa nya arbetssätt"

    Anna Guldstrand är Digital Workplace-specialist på Acando. Hon arbetar som förändringsledare och hjälper kunder på deras resa mot att arbeta smartare och effektivare i framför allt Office 365. Från strategi, förändrade arbetssätt och processer, till konkret hjälp under projektets gång. För den som vågar ändra sitt arbetssätt finns det stora vinster att hämta enligt Anna.

    - En stor utmaning när man inför nya arbetssätt, vilket i sig kan vara väldigt jobbigt och utmanande, är att man lätt faller tillbaka i gamla vanor och rutiner. Om du flyttar till ett nytt kontor så kan du inte gå tillbaka dit en vecka senare. Mejlen däremot finns kvar och det kan vara frestande att falla tillbaka till gamla arbetssätt, berättar Anna.

    Tidigare var det vanligt att ledningen fattade beslut om ett nytt system, som upphandlades och implementerades, utan att personalen engagerades. Storskaliga utbildningsprojekt för hela organisationen förväntades få personalen att från en dag till en annan ta till sig det nya och börja arbeta i nya verktyg och nya processer — med blandat resultat

    Lyckad förändringsledning kräver tid för förändring

    För en lyckad förändringsprocess måste organisationen skapa utrymme och tid för förändringen. En lugnare period där det finns möjlighet och ro att testa nya arbetssätt. Det gäller att hitta en tid då teamet inte är mitt uppe i budgetarbete, produktion eller under julhandeln när det kommer till detaljhandeln. Varje team bör hitta sin tid och sitt sätt för förändring istället för att försöka förändra hela organisationen på en och samma gång.

    - Att införa ett nytt arbetssätt handlar inte bara om dig själv, utan om dig i ett sammanhang. Din roll i ditt team. Den stora nyttan kommer först när teamet börjar samarbeta på ett nytt sätt. Om du själv börjar publicera i nya kanaler men ingen läser är det ganska meningslöst.

    förändringsledning-engagerade medarbetare

     

    Nya kanaler medför nya utmaningar

    Att gå ifrån att bara använda mejl till att kommunicera i flera kanaler kan upplevas förvirrande till en början. Var är bästa platsen för ett dokument, var kommunicerar jag bäst med mitt team? Det krävs en grundläggande struktur som teamet kommit överens om. Men den ska inte skrivas i sten. Först efter att teamet arbetat ett tag utkristalliseras smarta sätt att samarbeta. Att teamet hamnar i fokus gör också att företaget får mer engagerade medarbetare.

    Lekfullhet är ett kraftfullt redskap för att väcka nyfikenhet

    Alla förändringar riskerar att stöta på trösklar. De vanligaste är att medarbetarna har ont om tid och är för stressade för att orka ta till sig förändringen. Utrymme i planeringen kan ledningen skapa, till exempel genom att planera möten eller workshopdagar, men engagemanget kommer från teamet självt. Genom att låta varje team skapa sin egen process och lyfta sitt samarbete kan engagerade medarbetare skapas.

    Ett förändringsarbete kan stärkas av att skapa lekfullhet i projektet. Genom att väcka teamets och användarnas nyfikenhet med uppgifter som ska lösas, individuellt eller tillsammans, kan förändringen lättare få fäste. En gemensam uppgift kan till exempel vara att alla ska gå in och jobba i ett och samma dokument i Teams eller att alla ska göra ett inlägg eller kommentera på Yammer. Det är alltid smart att börja i liten skala för att sedan bygga på så att teamet kan arbeta gemensamt och hjälpa varandra växa in i förändringen.

    - Att visa i Powerpoints på stormöten med vilka finurliga verktyg det nya systemet har räcker inte alltid till för att få en bestående förändring. Det handlar istället om att testa och hitta vinsten för sig själv och det egna teamet. Bara genom att själv gå in och testa och misslyckas några gånger, för att sedan lyckas, så kommer medarbetarna att se värdet i det nya.

    Annas tre tips för den som vill komma igång med förändringsledning och dra nytta av det nya digitala arbetssättet (för dem som sitter fast i brevlådan):

    - Gör det tillsammans, hela teamet ska med. Våga prova och våga misslyckas. Sist men inte minst, ha roligt och hitta lekfullheten, avslutar Anna.

    Hör gärna av dig!

    Vi är alltid intresserade av att höra mer om dina utmaningar.

    Daniel Karlsson Stockholm daniel.karlsson@acando.com +46 (0)70-634 31 10

    Eller vill du bli kontaktad?