Cookie.

På acando.se använder vi cookies för att din upplevelse ska bli så bra som möjligt.

    Whatsapp eller intranät -

    Vad betyder de digitala verktygen

    för dagens medarbetare?

    I takt med digitaliseringens framfart släpps nya verktyg och appar för kommunikation på löpande band. Men motsvarar organisationers kommunikationsverktyg de som används privat? Och vad blir effekterna av bättre eller sämre digitala verktyg på arbetsplatsen? Acandos expert på Enterprise Productivity, Daniel Karlsson, ger klarhet i våra funderingar.

    Har anställda högre krav på digitala verktyg idag än för 10 år sedan?

    Vet ni vad era medarbetare vill ha och behöver?

    Kraven är generellt sett mycket högre idag, framför allt från de yngre medarbetarna. Kommunikationsverktygen vi använder privat ligger ofta mycket längre fram när det kommer till teknik och användarvänlighet än de som används av företag. En anledning är att organisationers verktyg behöver vara spårbara och säkra, vilket kan göra det knepigt att sätta användaren i centrum. Men förväntan från medarbetarna är ändå att verktygen som används för samarbete internt på jobbet ska fungera minst lika bra som de man använder privat.

    Konkurrensen som omger våra privata sociala appar är otroligt hög och gör att verktygen utvecklas i en rasande takt. De kanaler vi använder för att kommunicera med nära och kära idag kanske inte ens finns om två år – och samtidigt har vi arbetat i samma system sedan tio år tillbaka på jobbet. I den problematiken skapas ett förväntansgap, där verksamheter behöver se över de digitala verktyg som erbjuds medarbetarna för att inte riskera att tappa kompetent arbetskraft.

    Vi hjälper våra kunder att nå ökad produktivitet med den digitala arbetsplatsen

    Vad behöver man som företag göra för att tillgodose kraven?

    Det är viktigt att ha en strategi kring allt från hårdvara till tillgänglighet. Och inte minst en kultur som uppmuntrar till delning av information. Det är helt enkelt inte lika attraktivt att vara på ett företag med slutna silos till höger och vänster, som på ett med öppna samarbetsytor, bra digitala samarbetsverktyg och hög tillgänglighet. För att lyckas fånga den kulturen behöver organisationer först och främst definiera önskade beteenden och se till att det kommuniceras likadant från alla led – ända vägen från HR till ledningen.

    Företag har ofta en mission eller vision som låter fantastiskt bra på hemsidan – med fraser som ”vi är transparenta i allt vi gör”. Då är det också viktigt att det överensstämmer med verkligheten och att man lever upp till det man utlovar, så att de anställda känner att det genomsyrar vardagen.

    Sedan kan det vara smart att lyfta fram goda exempel, förebilder och eldsjälar i organisationen som tar till sig nya verktyg och använder dem på önskade sätt. Förebilder får ofta gehör i verksamheter, och kan uppmuntra andra att jobba likadant. Men att skapa en öppen kultur ställer också höga krav på ledningen, eftersom miljön och arbetssätten ofta börjar uppifrån.

    Läs även

    Vilka blir effekterna om man ger de anställda rätt digitala verktyg?

    Det man kan säga helt säkert är att man kommer att införskaffa sig nya förmågor – det är svårt att förutse exakta effekter men saker kommer att hända. Den personliga produktiviteten har ökat väldigt mycket under de senaste 20-30 åren, men den organisatoriska produktiviteten har hamnat på efterkälken. I den differensen finns alltså otroligt mycket att hämta och potential att både öka effektivitet och medarbetarnöjdhet. 

    I större och mer spridda organisationer möjliggör gemensamma digitala ytor även intressenätverk. Det kan börja med att någon delar en bra artikel om ett ämne man tycker är spännande på en yta som delas av hela organisationen. Sedan tillkommer ett helt gäng som är intresserade av samma ämne och det som startade med en länkdelning leder till en lunch eller nätverk som skapar massor av synergier. Just detta fenomen brukar kallas ”working out loud” och det är en av effekterna om kommer av bra digitala samarbetsverktyg internt.

    Finns det några risker med att inte tillgodose kraven på bra verktyg?

    Det viktigaste är att verktygen är "good-enough"

    Man är inte en attraktiv arbetsgivare om man inte erbjuder sina anställda användarvänliga verktyg att använda i sitt arbete – och framför allt lockar man inte de digitala talangerna. Det blir svårt att attrahera rätt medarbetare och om man lyckas anställa är det en utmaning att behålla dem. Företag är ofta väldigt duktiga på digitala verktyg i de externa processerna, exempelvis vid e-handel och gentemot kunder, men internt är standarden nästan alltid nedprioriterad.

    Det blir dock bättre och bättre – vi på Acando pratar mycket om ”good enough”. Alltså att de interna verktygen kanske inte nödvändigtvis måste överträffa de privata, men de behöver i varje fall vara bra nog. Ofta är det faktorer som säkerhetsaspekter, infrastruktur eller policys som håller de interna verktygens utveckling tillbaka, men ibland måste man sänka ribban för att alternativet är sämre. Då är ledord som tillgänglighet och enkelhet något att sträva efter.

    Hör gärna av dig!

    Vi är alltid intresserade av att höra mer om dina utmaningar.

    Daniel Karlsson Stockholm daniel.karlsson@acando.com +46 (0)70-634 31 10

    Eller vill du bli kontaktad?